Adatkezelési Szabályzat

1. Bevezető

Jelen szabályzat célja, hogy tájékoztatást nyújtson a Holaszamla.hu által alkalmazott adatvédelmi és kezelési elvekről és a társaság adatvédelmi és -kezelési politikájáról, a személyes adatok kezelésének elveiről. Számunkra kiemelten fontos, hogy garantáljuk az adatok biztonságát, ezért a személyes adatokat bizalmasan kezeljük és minden lehetséges biztonsági intézkedést megteszünk azok védelmében. Cégünk a személyes adatokat elektronikus úton tárolja.

Jelen dokumentumban a "Cégünk", "Mi", "Szolgáltató", "HolaSzámla", "Holaszamla.hu", "Adatkezelő", "Társaságunk" kifejezések egyaránt a "2. Adatkezelő" pontban közzétett AXEL Professional Softwares Kft.-re utalnak.

Az HolaSzámla Adatkezelési szabályzata az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és ezen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) szóló rendelet alapján biztosítja, hogy a természetes személy az HolaSzámla valamennyi szolgáltatásának igénybevétele előtt tájékozódhasson arról, hogy milyen személyes adatait kezelik, milyen módon történik azok kezelése, valamint milyen kötelező adatvédelmi szabályok vonatkoznak jogviszonyára. Az adatkezelési szabályzatban tájékozódhat továbbá arról, hogy a szolgáltató milyen adatkezelési gyakorlatot folytat, továbbá jogaik és érdekeik védelmében milyen jogok állnak rendelkezésre, adataikat milyen célból és hová továbbíthatják. Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVII törvény adatvédelmi előírásának, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénynek (Infotv.) megfelelően hozza nyilvánosságra a Szolgáltató a jelen tájékoztatót. Az EU 29. adatvédelmi munkacsoport ajánlásait fegyelembe véve lett összeállítva az adatkezelési tájékoztató.

Adatkezelési tevékenységünkkel kapcsolatban felmerülő tájékoztatások és információk, valamint a szabályzat mindenkor érvényes verziója folyamatosan elérhető a https://www.holaszamla.hu/adatkezelesi-szabalyzat internetes címen. Az Érintett elfogadja a jelen szabályzatban írtakat és kifejezetten hozzájárul az itt meghatározott adatkezeléshez.

Vonatkozó Jogszabályok

  • Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról
  • 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet)
  • Elektronikus hírközlésről szóló 2003. C. tv. (Eht.)
  • Elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, és az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kérdéseiről szóló 2001. CVIII. tv. (Ekertv.)
  • 2011. évi CXII. törvény („Infotv.”)
  • Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.)
  • Egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során, 1998. VI. tv.
  • Gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről szóló 2008. évi XLVIII. törvény
  • Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számv. tv.) (169. § (2) bekezdés)

2. Adatkezelő

  • Cégnév: AXEL Professional Softwares Kft.
  • Adószám: 23588790-2-03
  • Cégjegyzékszám: 03-09-123443
  • Székhely: 6000 Kecskemét, Dobó István krt. 13. III/11.
  • Weboldal: https://www.holaszamla.hu, https://app.holaszamla.hu
  • Email elérhetőség: info@holaszamla.hu
  • Az Adatkezelő képviselője: Obsuszt Norbert ügyvezető
  • Az adatvédelmi felelős elérhetősége: adatvedelem@holaszamla.hu

3. Adatkezelés hatálya

A szabályzat kiterjed minden személyre, akinek személyes adatait üzleti célból, vagy a jelen szabályzatban meghatározott egyéb célokból az Adatkezelő kezeli, valamint az Adatkezelőre és azon személyekre is, akik jogait vagy jogos érdekeit az adatkezelés érinti.

Cégünk azon természetes személyek adatait kezeli, akik elektronikus úton email címeink valamelyikére adataikat elküldték ; elérhetőségeink valamelyikén vagy általunk üzemeltetett közösségi oldalakon kapcsolatot létesítettek velünk ; weboldalainkon elérhető szolgáltatásunkat igénybe veszik.

Ha nem veszi igénybe Szolgáltatásainkat, nem igényel felhasználói beazonosítást a weboldalunk meglátogatása, így ekkor adatkezelésre nem kerül sor, azonban a weblap látogatók bizonyos információi tárolásra kerülhetnek sütik segítségével. Ezzel kapcsolatban bővebb információ a https://www.holaszamla.hu/suti-kezeles oldalon található. Weboldalunkon történő regisztráció és a felhasználó saját fiókjába történő belépés szükséges ahhoz, hogy szolgáltatásainkat igénybe lehessen venni. A regisztráció önkéntes, a felhasználók hozzájárulnak, hogy ehhez a személyes adataik megadása szükséges. Cégünk adatkezelőként jár el természetes személy vevői, ügyfelei, partnerei adataira vonatkozóan. Ezen kívül cégünk nem természetes személy vevői / ügyfeleinek / partnereinek / kapcsolattartóinak képviselői, munkavállalói ezen személyek által rendelkezésre bocsátott adatait illetően is.

Szolgáltató jelen szabályzatot egyoldalúan módosíthatja, ebben az esetben a legfrissebb változat azonnal közzétesszük a https://www.holaszamla.hu/adatkezelesi-szabalyzat címen. A szabályzat rendelkezései mindaddig érvényesek, ameddig nem kerülnek módosításra, vagy visszavonásra.

4. Fogalmak

Az adatvédelmi tájékoztatóban alkalmazott fogalmak a következők:

  • Adatfeldolgozó: Természetes vagy jogi személy, akivel/amellyel személyes adatot közölnek
  • Adatkezelés: Személyes adatokon végzett bármely művelet
  • Adatkezelő: Természetes vagy jogi személy, aki/mely az adatkezelés céljait és eszközeit meghatározza
  • Adattovábbítás: Személyes adat meghatározott címzett számára történő hozzáférhetővé tétele
  • Érintett: Az a személy, akinek az személyes adatait kezeli az Adatkezelő
  • Felhasználó: Olyan személy, aki Weboldalunkon a regisztrációval vagy fiókjába történő belépéssel azonosította magát
  • Harmadik fél: Természetes vagy jogi személy, aki/amely nem azonos az alábbiakkal: Érintett, Adatkezelő, Adatfeldolgozó, vagy akik az előbbiek közvetlen irányítása alatt felhatalmazást kaptak a személyes adatok kezelésére
  • Hozzájárulás: Érintett akaratának önkéntes kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok kezeléséhez
  • Honlap, Weblap, Weboldal: A https://holaszamla.hu és minden aldomainje
  • Látogató: Weboldalunkat megtekintő személy, akinek beazonosítása nem történik meg
  • Megrendelés: Felhasználó által leadott megrendelés valamely fizetős Szolgáltatásunkra
  • Regisztráció: Weboldalunkon a Szolgáltatás igénybevételéhez szükséges igénylés leadása online űrlap segítségével, mely során kapcsolattartási és céges adatok megadása szükséges
  • Személyes adat: Azonosított, vagy azonosítható természetes személyre (Érintett) vonatkozó bármilyen információ
  • Szolgáltatás: A Felhasználó által, fiókjába történő belépés után igénybe vett, általunk nyújtott szoftver funkcióinak összessége

5. Alapelvek

HolaSzámla szolgáltatással összefüggésben cégünk kizárólag jelen nyilatkozatban és a jogszabályokban foglaltak szerint kezel adatokat, gondoskodunk arról, hogy az előírt adatbiztonsági szabályok maximálisan érvényesüljenek.

Érintettek személyes adatait csak az itt meghatározott célokhoz szükséges mértékben és időtartamig kezeljük. Olyan személyes adatot nem kezelünk, amely ne lenne szükséges az itt meghatározott célok megvalósulásához.

Érintettek adataihoz kizárólag Cégünk azon munkavállalói jogosultak hozzáférni, akiknek ez munkakörük ellátásához szükséges. Ezügyben őket titoktartási kötelezettség terheli, tudomásukra jutott személyes adatokat és egyéb információkat kötelesek bizalmasan kezelni, védeni és nem hozzáférhetővé tenni harmadik személy(ek) részére.

A szolgáltatás nyújtásához az Érintettek kötelesek pontos adatokat megadni, illetve azok megváltozása esetén három napon belül kötelesek tájékoztatni Adatkezelőt az info@holaszamla.hu címen.

Az adatkezelés céljai

  • Felhasználók számára a szolgáltatás nyújtása
  • Szolgáltató jogos érdekeinek érvényesítése
  • Szolgáltatásunk minőségének növelése
  • Ügyfeleink értesítése, kapcsolattartás
  • Jogi kötelezettségeink teljesítése

Jogalapok

A Felhasználó hozzájárulásakor a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja biztosítja a jogalapot. A szerződés teljesítésekor a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja biztosítja a jogalapot. A törvényes kötelezettség teljesítésekor a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja biztosítja a jogalapot. A jogos érdeken alapuló adatkezeléshez a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) és f) pontja biztosítja a jogalapot.

Érintett jogosult arra, hogy adatainak kezeléséhez történő hozzájárulását visszavonja bármikor. A GDPR rendelkezései szerint, amennyiben a személyes adat felvételére az Érintett hozzájárulásával került sor, Adatkezelő a felvett adatokat további külön hozzájárulás nélkül, az Érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti, amennyiben jogszabály ettől eltérően nem rendelkezik.

Adatok forrása

Adatkezelő az Érintettek adatait az alábbi forrásokból szerezheti meg:
a) közvetlenül az Érintettektől kapja meg
b) ügyfél által rendelkezésre bocsátott adat
c) hivatalos rendszerekből lekérdezett adat

Időtartam

Elsősorban az egyes konkrét adatkezelési céloknál írtak az irányadóak az adatok kezelésének időtartamára vonatkozóan, azonban ennek hiányában az alábbi általános elvek érvényesek: Egy adott adatkezelés a cél megvalósulásáig, vagy pedig a személyes adat törléséig érvényes ; Az adatok kezelésére vonatkozó hozzájárulás visszavonásáig ; hatóság törlésre vonatkozó döntésének végrehajtásáig. Eltérő jogszabályi rendelkezés esetén a szerződés megszűnését követően a Ptk. szerinti elévülési időig, tehát 5 évig jogos érdek érvényesítése jogalapon történhet adatkezelés. Az adatkezelés időtartamát a vonatkozó rendelet, vagy jogszabály határozza meg a jogszabályokon alapuló kötelező adatkezelések során.

6. Adatkezelések

Weblap látogatás

A weboldal megjelenítéséhez a szerver automatikusan rögzít technikai adatokat, közvetlenül a weblapra történő belépéskor, külön egyéb cselekmény vagy nyilatkozat nélkül. Ezen naplófájlokban található adatokat legfeljebb három napig őrizzük meg.

Jogalap: önkéntes hozzájárulás
Időtartam: 3 nap
Adatok: látogatás dátuma és időpontja ; IP cím ; látogatott oldal címe ; operációs rendszer és böngésző adatai
Cél: weboldal megjelenítése ; biztonság, botok elleni védelem ; szolgáltatás stabilitásának megőrzése

Sütik

Weboldalainkon cookie-kat (sütikek) használunk a felhasználói élmény növelésére, marketing célokra és szolgáltatásunk működtetéséhez. Ezzel kapcsolatban bővebb információ a süti kezelés oldalon található.

Elektronikus kapcsolattartás

Cégünkkel Weboldalunkon keresztül ügyfeleink és leendő ügyfeleink vagy azok megbízottai kapcsolatba léphetnek, hogy információt kérjenek vagy közöljenek. Ez történhet Weboldalunkon keresztül kapcsolattartási űrlap segítségével, közvetlen email küldéssel, vagy Weboldalunkon elérhető egyéb közvetlen üzenetküldési szolgáltatással.

Jogalap: érintett hozzájárulása
Időtartam: legfeljebb 5 év, vagy az adatkezelés céljának teljesüléséig, de legkésőbb a hozzájárulás visszavonásáig
Adatok: kapcsolattartó neve, kapcsolattartó elérhetősége, üzenet tárgya és szövege, dátum és időpont
Cél: kapcsolattartás, ügyfélkezelés, panaszkezelés, információ közlés, információ kérés

Telefonos kapcsolattartás

Cégünkkel Weboldalunkon elérhető telefonszámon ügyfeleink és leendő ügyfeleink vagy azok megbízottai kapcsolatba léphetnek, hogy információt kérjenek vagy közöljenek.

Jogalap: érintett hozzájárulása
Időtartam: legfeljebb 5 év, vagy az adatkezelés céljának teljesüléséig, de legkésőbb a hozzájárulás visszavonásáig
Adatok: kapcsolattartó neve, kapcsolattartó telefonszáma, dátum és időpont
Cél: kapcsolattartás, ügyfélkezelés, panaszkezelés, információ közlés, információ kérés

Regisztráció

Szolgáltatásunk használatához lehetőség van regisztrálni https://app.holaszamla.hu címen, amely a Szolgáltatás igénybevételének a feltétele. A regisztráció önkéntes és szükséges hozzá elfogadni az általános szerződési feltételeket.

Jogalap: önkéntes hozzájárulás
Időtartam: a regisztráció törlése iránti kérelemig, vagy az utolsó használat után számított 8 évig
Adatok: kapcsolattartási név ; székhely ; adószám ; email cím ; jelszó
Cél: felhasználó azonosítása, szolgáltatás nyújtása, kapcsolattartás

Szolgáltatás használat

Szolgáltatásunk használatához a regisztrált felhasználónak be kell jelentkeznie weboldalunkon, hogy azonosítsa magát. Bejelentkezéshez az emailcím és a megadott jelszó szükséges. A Szolgáltatás használata során a felhasználó különböző adatokat vihet fel a rendszerbe, amelyek megadása opcionális és bármikor törölhető.

Jogalap: önkéntes hozzájárulás
Időtartam: a szolgáltatás visszamondásáig
Adatok: email cím ; jelszó ; szoftver használata során a felhasználó által bevitt adatok
Cél: felhasználó azonosítása ; szolgáltatás nyújtása

Fiókhozzáférés harmadik személy számára

Felhasználó meghívót küldhet az általa megadott harmadik fél részére, hogy ő is csatlakozni tudjon a felhasználó fiókjához. A harmadik személyektől származó hozzájárulás beszerzése Felhasználó feladata és kötelessége.

Jogalap: szerződés teljesítése
Időtartam: regisztráció törléséig, vagy a meghívó visszavonásáig
Adatok: meghívott emailcíme
Cél: szolgáltatás nyújtásához, hogy egy fiókot több felhasználó is tudjon kezelni

Számlák adatai

Szolgáltatásunk lényegi része, hogy a Felhasználó által megadott NAV kódok segítségével a hatóság által biztosított API interfészen keresztül letölti a bejövő és kimenő számlákat és ezen számlákat Felhasználó megtekintheti, exportálhatja.

Jogalap: önkéntes hozzájárulás a regisztrációval
Időtartam: fiókhoz rendelt cég törléséig
Adatok: bejövő és kimenő számlák adatszolgáltatásra kötelezett adatai
Cél: szolgáltatás nyújtásához

Export funkciók használata során felhasználó köteles gondoskodni arról, hogy a megadott célrendszer ne csak technikailag legyen képes befogadni az adatokat, hanem jogilag is megfelelő legyen a folyamat és ne sérüljenek más jogos érdekei az adatok átadásával.

Online fizetés

Egyes szolgáltatásaink díjkötelesek, melyet a SimplePay szolgáltatással lehet kifizetni.

Felhasználó tudomásul veszi, hogy az AXEL Professional Softwares Kft. (székhely: 6000 Kecskemét, Dobó I. krt. 13. III/11.) adatkezelő által a holaszamla.hu felhasználói adatbázisában tárolt alábbi személyes adatai átadásra kerülnek az OTP Mobil Kft., mint adatfeldolgozó részére. Az adatkezelő által továbbított adatok köre az alábbi:
- kapcsolattartó személynév ; számlázási adatok ; rendelési kód ; email cím

Az adatfeldolgozó által végzett adatfeldolgozási tevékenység jellege és célja a SimplePay Adatkezelési tájékoztatóban, az alábbi linken tekinthető meg: https://simplepay.hu/vasarlo-aff

Jogalap: önkéntes hozzájárulás
Időtartam: 8 év
Adatok: A SimplePay által a Szolgáltató részére a tranzakcióról rögzített adatokat küldi meg, ezen információkat kezeljük annak érdekében, hogy megbizonyosodhassunk a fizetés megtörténtéről
Cél: előfizetés díjának rendezése

Megrendelés és Számlázás

Regisztrációt követően van lehetőség valamely díjköteles szolgáltatásunk megrendelésére, amelyhez a számlázási adatok megadására van szükség.

Jogalap: önkéntes hozzájárulás
Időtartam: 8 év
Adatok: kapcsolattartási név ; cégnév ; székhely ; adószám ; email cím ; díjcsomag
Cél: jogi kötelezettség ; szerződés teljesítése

Marketing

Felhasználónak lehetősége van hírlevélre feliratkozni a szolgáltatás igénybevétele előtt. Ez önkéntes hozzájáruláson alapul. A Regisztrációval egyidejűleg felhasználó hozzájárulását adja a hírlevélre történő feliratkozásra.

Jogalap: önkéntes, előzetes hozzájárulás
Időtartam: leiratkozásig
Adatok: név ; emailcím ; feliratkozás dátuma ; olvasottsági statisztika
Cél: értesítés a legújabb eseményekről, hírekről, akciókról, új funkciókról, fejlesztésekről

Közösségi oldalak

Cégünk közösségi oldalait (Facebook, Youtube, stb.) bárki látogathatja. Itt tájékozódhatnak szolgáltatásainkról, híreinkről. A kapcsolattartás érdekében cégünk kezelheti a közösségi platformon a felhasználó által megadott publikus adatokat.

Jogalap: közösségi oldalon keresztül történő kapcsolattartás, önkéntes alapon
Adatok: felhasználó által megadott publikus adatok: név, emailcím, üzenetek
Cél: kapcsolattartás

7. Adatfeldolgozók

Cégünk fenntartja a jogot arra, hogy önmagán kívül további adatfeldolgozókat vegyen igénybe az adatfeldolgozási tevékenységéhez. Kizárólag olyan Adatfeldolgozót veszünk igénybe, amely az érintettek jogait biztosítja. Az Adatfeldolgozó munkavégzését szerződés szabályozza.

Tárhely szolgáltató

A Szolgáltatás üzemeltetése és az adatok tárolása külső szolgáltató által üzemeltetetett szerveren történik:

Cégnév: Amazon Web Services, Inc. EMEA SARL
Cím: 5 rue Plaetis, L-2338 Luxemburg
Szerverközpont: Frankfurt
Cél: szerver üzemeltetés, tárhely szolgáltatás a webes felülethez

Hírlevelek és Emailek

Csoportos üzenetküldéshez, hírlevelekhez és tranzakcionális email üzenetekhez a Mailchimp szolgáltatót használjuk.

Cégnév: The Rocket Science Group LLC
Cím: 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA
További információ: https://mailchimp.com/legal/privacy/
Cél: emailek küldése

Weblap elemzés

Cégünk a Google Analytics szolgáltatását használja a Weboldal látogatottságának mérésére és a használati szokások megismerésére, hogy szolgáltatását optimalizálja és javítsa a felhasználói élményt. A Google Analytics az Érintettek böngészési adatait gyűjti.

Cégnév: Google LLC
Cím: 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, California 94043
További információ: https://policies.google.com/privacy?hl=hu
Cél: látogatottsági statisztika

8. Adatbiztonság

Adatkezelő az általa kezelt adatokat számos olyan intézkedéssel védi, amely megfelel a kor követelményeinek és az általában elvárható gondosságnak. A védelem kiterjed az adatok kezelésére vonatkozó szabályzatok (jelen szabályzat, belső szabályzatok, adatvédelmi oktatás) kidolgozására és betartatására, beszállítóink gondos kiválasztására, infrastrukturális védelmekre (másodlagos áramforrások, redundáns tárolás, 24 órás őrszolgálat, tűzjelző berendezések) és olyan technológiai megoldások (https, ssl, titkosított tárolás, csrf védelem, stb.) alkalmazására, amely biztosítja a védelmet a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, sérülés, törlés, megsemmisítés, elérhetetlenné válás ellen.

A fentiek szerint mindent tőlünk telhetőt megteszünk az adatvédelmi incidensek elkerülésére, a kockázatok minimalizálására. Amennyiben mégis előfordulna ilyen incidens, úgy indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatjuk az Érintetteket. Ezen esetleges incidensekre vonatkozóan nyilvántartást vezetünk, ahol feltüntetjük az okozott hatást, valamint a jövőbeni elkerülés érdekében megtett intézkedéseket.

9. Jogok

A hatályos jogszabályok, valamint a GDPR vonatkozó cikkeinek értelmében a Felhasználót többek között az alábbi jogok illetik meg a személyes adatainak kezelésével kapcsolatosan:

  • Előzetes tájékoztatás
  • Hozzáférés joga
  • Helyesbítés, kiegészítés joga
  • Korlátozás joga
  • Hozzájárulás visszavonásához való jog
  • Törlés/elfeledtetéshez való jog
  • Tiltakozáshoz való jog
  • Az adathordozhatóságához való jog
  • Hatósági jogorvoslathoz való jog

Érintett a fentiekkel kapcsolatos igényével és személyes adatait értintő kérdésekkel, kérésével bármikor fordulhat hozzánk a megadott postai és email elérhetőségeinken. Az írásos kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül elbíráljuk a kérelmet. Ezen határidőt szükség esetén meghosszabbíthatjuk, amennyiben a kérés összetettsége ezt indokolja, erről Érintettet tájékoztatjuk.

Amennyiben Érintett a szolgáltatást nem rendeltetésszerűen használja, vagy az ÁSZF-et megszegi, abban az esetben Szolgáltató korlátozhatja a szolgáltatáshoz való hozzáférést, valamint regisztrációját az összes kapcsolósó adattal inaktívvá teheti.

10. Jogorvoslat

Érintett jogait ért sérelem orvoslása céljából, amennyiben a Szolgáltatóval való kapcsolatfelvétel nem vezet eredményre, és úgy ítéli meg, hogy a személyes adatok kezelése megsérti a GDPR és a mindenkor hatályos adatvédelmi jogszabályok rendelkezéseit, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz vagy bírósághoz fordulhat.

A hatóság elérhetőségei:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Weblap: naih.hu
Telefon: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

Bírósági peres eljárás Magyarországon az alábbi linken található törvényszékeken kezdeményezhető: http://birosag.hu/torvenyszekek. Ha Érintett szokásos tartózkodási helye az Európai Unió más tagállamában van, akkor a per a szokásos tartózkodási hely szerinti tagállam hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bírósága előtt is elindítható.